Por tanto, la facturación no deja de ser el proceso de emitir y registrar facturas. Hay que tener en cuenta que una factura no deja de ser un documento que contiene una transacción comercial y, por tanto, debe incluir información sobre el emisor, el receptor, el producto/servicio y los impuestos aplicables.
¿Qué tipos de facturación existen?
En este caso, existen tantas tipologías como criterios se quieran tomar. Por ejemplo, si atendemos a uno de los más utilizados, es decir, al tipo de factura en sí, podemos encontrarnos con facturas ordinarias, facturas simplificadas, facturas proforma, facturas rectificativas, etc.
Sin embargo, a grandes rasgos, podríamos dividir la facturación en base a dos grandes criterios:
- Facturación manual o automática: la primera, como su nombre indica, implica de una manualidad (llevada a cabo por una persona, pese a que pueda utilizar software y/o programas específicos para ello), mientras que la segunda utiliza programas y sistemas de gestión para generar las facturas de manera automática en función de ventas, transacciones o el registro que corresponda. Algunas de las ventajas de la facturación automática serian la rapidez, la minimización de errores y una mejor gestión de la información.
- Facturación en papel o electrónica: la facturación en papel se realiza en formato físico (ya sea “a mano” o impreso) y requiere a su vez de espacio físico para el archivo. Por su parte, la facturación electrónica es aquella que se realiza de forma digital habitualmente mediante software/plataformas online. Algunas de las ventajas de esta última serían el ahorro de costes, mayor seguridad y trazabilidad y la reducción del impacto medioambiental.
¿Por qué es importante?
La facturación es crucial en tanto que impacta directamente en la satisfacción del cliente. Dejando al margen las obligaciones legales, fiscales y de control administrativo-financiero que proporcionan una correcta facturación (aspectos absolutamente primordiales) no podemos dejar de lado un atributo que a veces puede pasar desapercibido: la facturación ayuda a mejorar la transparencia con los clientes y fomenta el desarrollo de relaciones comerciales consistentes a largo plazo. Por ejemplo, imaginemos que hemos tenido un problema puntual con el software que controla el stock y ese percance aflora en la facturación mensual del cliente. La insatisfacción que puede llegar a generar a dicho cliente puede ser muy alta; de ahí la importancia de la precisión de los datos en la facturación, que pueden contribuir significativamente a mantener la confianza entre las partes y a detectar y corregir con la mayor celeridad posible ese error que se ha producido “aguas arriba”.
¿Cómo afecta la evolución de las nuevas tecnologías en la facturación?
La facturación está en continua evolución y la inteligencia artificial junto con las nuevas tecnologías están dando lugar a escenarios que hace tan solo unos pocos años apenas imaginábamos. En el artículo de este mismo blog “La inteligencia artificial aplicada a los procesos de facturación” se desgranaban algunas de las claves del presente y futuro más inmediato en cuánto a los sistemas de facturación.
Por último, ¿qué supone la llegada de la facturación electrónica? ¿Qué beneficios aporta?
La facturación electrónica implica una transformación de gran calado en las relaciones comerciales. Los beneficios son muchos y es imposible en este espacio profundizar en cada uno de ellos, por lo que, aunque antes hemos dado algunas pinceladas sobre algunas de las ventajas que supone su implementación (reducción de costes, aumento de seguridad y trazabilidad y una importante disminución del impacto medioambiental), no podemos dejar de mencionar algunos otros aspectos como son el aumento de la eficiencia (en tanto que ayuda la automatización de procesos), una mayor transparencia y control fiscal o las facilidades que aporta en la lucha contra el fraude . Además, permite un seguimiento inmediato de los plazos de pago, lo que redunda directa y positivamente a nivel gestión financiera y, por tanto, en la toma de decisiones de manera más ágil, algo vital en un mundo empresarial como en el que vivimos actualmente.
