Este consultor consideraba que esta forma de trabajo es superior a los modelos organizacionales jerárquicos tradicionales y que todas las compañías las irán adoptando. Yo, sin duda, estoy de acuerdo.
Su origen
La metodología ágil se originó en grupos de desarrolladores de software. Nace a partir del famoso manifiesto ágil, publicado en 2001 y firmado por 17 personas en Estados Unidos preocupadas por mejorar la gestión de los procesos de desarrollo de sistemas.
En qué consiste esta forma de trabajo y cuáles son sus principios esenciales
Como ya dijimos, la metodología es una forma de organización y cultura empresarial que busca equipos y formas de trabajar con las siguientes características:
Equipos multidisciplinarios con responsabilidad “punta a punta” por un proceso
¿Esto qué significa? Que el área tiene la autonomía de gestionar y cambiar todo un proceso de inicio a final. Esto en la práctica es complicado, porque en la mayoría de las veces hay interacciones con otras áreas de la compañía o con empresas externas. Pero lo ideal es que haya un equipo que esté conformado por todas las personas cuya función sea primordialmente trabajar en este proceso. Por esta razón es usual que los equipos ágiles o células tengan personas con diferentes perfiles y que provengan de distintas áreas de la empresa.
Los equipos incorporan típicamente varios desarrolladores de software
Se desprende del punto anterior, ya que queremos que el equipo sea responsable de punta a punta para desarrollar un proceso. Hoy en día −y cada vez más− todas las empresas son organizaciones de software. O, si no queremos ser tan radicales, el software es fundamental para la diferenciación de las compañías. Como lo explicó Marc Andressen en su famoso artículo en el año 2011: «Software is eating the world«. Hoy en los almacenes de cadena, bancos, aerolíneas y hoteles, entre otros, la capacidad de tener canales y procesos online es fundamental para el éxito. Esto pone un reto en empresas grandes y complejas, ya que es necesario tener sistemas desacoplados que permitan hacer desarrollos en cada equipo ágil.
El trabajo de las células está dividido en «sprints”
Los cuales tienen una duración típica de un par de semanas y tienen un sólo objetivo claramente definido. Todo el trabajo que deba hacer un equipo es escrito en una lista o «backlog«. Este «backlog» es priorizado y la célula trabaja durante el tiempo del «sprint» solamente en este ítem. El objetivo para el final del «sprint» es haber finalizado exitosamente ese ítem.
Evitar cambios de contexto
Se desprende del punto anterior, pero quiero hacer énfasis en él. Es clave trabajar únicamente en el ítem definido, porque cambiar de contexto es costoso. Lo explica Jeff Sutherland en su libro «Scrum». Cuando un equipo trabaja en un sólo tema no hay pérdida de tiempo por cambios de contexto. Esto no sucede cuando se trabaja en varios proyectos al mismo tiempo y se genera desperdicio. Por ejemplo, cuando se gestionan tres ítems, el tiempo que se le dedica a cada uno es alrededor del 20%, es decir el equipo pierde 40% del tiempo en cambios de contexto.
Esto lo experimentamos todos cuando estamos haciendo una tarea y decidimos cambiar a otra. Mientras nos adecuados a esta nueva tarea hay una pérdida de tiempo que no habríamos tenido si no hubiera habido cambio. Por esto la agilidad promueve el trabajo en serie y no en paralelo.
Revisión continua de la manera de trabajar para encontrar oportunidades de mejora
Hay reuniones diarias del equipo al inicio de la jornada donde se revisa rápidamente qué hizo cada persona el día anterior, si tuvo alguna dificultad o impedimento, y qué va a hacer durante el día. Al final de cada «sprint» hay una reunión de retrospectiva, en la que se reflexiona cómo el equipo podría hacerlo mejor en el siguiente «sprint» y se acuerdan los cambios que se tendrán en cuenta para que el equipo funcione mejor. Este ciclo de aprendizaje es un elemento adoptado de los métodos de manufactura lean y es clave dentro de la agilidad.
La agilidad busca hacer que las empresas sean capaces de responder más rápidamente a las necesidades de los clientes, lograr establecer estructuras más horizontales y contribuir a tener equipos con mayor motivación al sentir que tienen las herramientas para desarrollar su trabajo. Si en su compañía o en su área esta no es todavía la forma de trabajar, seguro lo será pronto, como me lo dijo el consultor hace unos años.
