Un poco de historia y contexto
Jose María Coma Fort, buen amigo y experto romanista (1969-2015), me comentaba la importancia las XII Tablas en el derecho romano, antecedentes de lo que es hoy en día el derecho civil.
Las XII Tablas fueron el primer código de leyes escrito en la antigua Roma, creado alrededor del año 450 a.C. Este conjunto de leyes fue fundamental para el desarrollo del derecho romano y estableció normas para diversos aspectos de la vida cotidiana, como el derecho de propiedad, el derecho de familia, y las obligaciones contractuales.
Las leyes fueron grabadas en doce tablas o bronce y expuestas en el Foro Romano para que todos los ciudadanos pudieran conocerlas. Este código buscaba garantizar la igualdad y la justicia, proporcionando un marco legal claro y accesible para todos los romanos.
Existen otras referencias de marcos normativos que dan soluciones a futuros problemas para el éxito de la convivencia en sociedad. El código de Hammurabi, creado alrededor del año 1754 a.C en Mesopotamia. Las leyes de Ur-Nammu, creado alrededor del año 2100 a.C. en Sumeria o las leyes de Lipit-Ishtar, redactadas alrededor del año 1930 a.C. en la baja Mesopotamia.
¿Por qué realizar una gestión de riesgos en un proyecto de transformación digital?
Parecería raro pensar que una referencia al derecho romano o de normativas anteriores, nos valiesen para hablar de gestión de riesgos en la transformación digital. Abstrayéndonos del fin de cada uno de ellos, no podemos pasar por alto que de la misma forma que en la época de Gayo o de Justiniano, las XII Tablas nacieron para dar una solución a problemas que se podría dar en la sociedad romana, la gestión de riesgos levanta también posibles problemas para ofrecer soluciones o minorar su impacto futuro con las acciones a tomar en cada caso.
Con las XII Tablas se genera un marco estructural de un entorno legal y equitativo. Con la experiencia del presente y del pasado daban soluciones a futuros inconvenientes o dificultades. En la gestión de riesgos de un proyecto de transformación tenemos igualmente que ponernos en contexto para identificar posibles casuísticas y posibles acciones en base a normas y políticas establecidas en la organización para prever posibles riesgos futuros y soluciones. La forma en la que se buscaron principios de protección y reparación en sociedades antiguas son similares a la que ahora sirven para fijar estrategias de mitigación de riesgos en la transformación digital de las organizaciones. Estas estrategias pasan por identificar responsables, que ante riesgos que se han evaluado y priorizado, son capaces de revisarlos y tomar acciones para prevenir o mitigar sus consecuencias.
Otro de los puntos fundamentales que nos enseñan las antiguas referencias es a documentarlo y hacerlo público en fases iniciales del proyecto y realizar revisiones periódicas. De esta manera se minimizan impactos negativos durante el proceso de transformación, asegura un cumplimiento normativo y aumentan las probabilidades de éxito y sostenibilidad del proyecto.
Este es el primero de varios artículos sobre la gestión de riesgos. La gestión de riesgos se puede realizar en varios ámbitos (salud, financiero, seguros, construcción…), yo me centraré en la gestión de riesgos de proyectos de transformación digital aunque en más de un caso comparten los comentarios. Trataremos los puntos que considero más importantes y que se deben de tener en cuenta.
Formación de un equipo interdisciplinar
Para mí el punto más importante, la formación del equipo. Contar con los perfiles adecuados es garantía de que una gestión de riesgos cumpla los objetivos marcados. Desde un punto de vista de las personas es importante que tengan no solamente habilidades técnicas y analíticas, sino también determinadas habilidades personales:
Conocimiento de los estándares y metodologías: Debe de conocer metodologías ISO, BS, NIST, ITIL, CRAMM, EBIOS, PMBOK, SCRUM… y metodologías ágiles para la gestión de riesgos y proyectos digitales.
Capacidad de análisis y detección de posibles los riesgos: Debe de poner identificar, analizar y priorizar los riesgos tanto cuantitativa como cualitativamente.
Saber poner en contexto los riesgos es clave para poder gestionarlos, se debe de tener una visión global y un pensamiento estratégico para poder entender cómo los riesgos impactan en los objetivos de negocio y hacer una reflexión de cómo impactan a corto, medio y largo plazo.
El conocimiento tecnológico del proyecto y conocimiento del negocio en la organización donde se implementan es fundamental para comprender, no solamente las vulnerabilidades que se pueden crear, si no las oportunidades que puede generar tanto desde el punto de vista técnico como de las nuevas capacidades que puede crear en el negocio.
Se debe de tener una capacidad de resolución de problemas y toma de decisiones bajo presión, actuando de forma rápida, pero sin precipitación y de forma reflexiva con criterios ya validados en el proyecto.
La importancia del trabajo en equipo, el liderazgo compartido para una óptima colaboración, motivación y participación de todos los miembros.
La gestión del cambio es parte inherente a la evolución de un proyecto y la gestión de riesgos, se debe de promover una cultura de adaptación y aprendizaje continuo.
Metodología y herramientas
Trataremos las metodologías y herramientas con las que contamos para realizar una gestión de riesgos correcta.
Los distintos enfoques metodológicos permiten tener una estructura óptima adaptada a cada proyecto, en la medida de lo posible se debe de evitar en procedimientos burocráticos y tener un balance entre agilidad y estructuras y análisis excesivamente atomizados.
El proceso se puede aplicar a cualquier tipo de empresa incluso a la PYME, adaptando metodologías y herramientas como nos explican investigadores de la universidad de Navarra en su artículo “Project risk management methodology for small firms”.
En herramientas es fundamental contar con la posibilidad de tener reporting y sistemas de soporte a la decisión que permitan hacer seguimiento para facilitar la toma de decisiones.
El impacto de la tecnología
Trataremos uno de los puntos que hay que tener en cuenta en la gestión de riesgos con respecto a la tecnología. La solución técnica y la forma de implementarla es fundamental para adaptarnos a los requerimientos del negocio, de tal manera que la gestión de riesgos pueda anticiparse a posibles problemas, reducir el impacto negativo y asegurar que la transformación digital aporte un valor positivo y sostenible a la organización. Entre los puntos que deberemos tener en cuenta estarán:
La seguridad y la privacidad de los datos y del acceso a los mismos.
La continuidad del negocio, fundamental para dar un buen servicio a nuestros clientes.
El cumplimiento normativo para garantizar una implementación de la solución técnica acorde a la ley de cada uno de los países y las normativas internas de las organizaciones. El cumplimiento de normativas de seguridad de la información y protección de datos, el reporte continuo, la gestión de proveedores.
La obsolescencia tecnológica y la evaluación de nuevas tecnologías emergentes, considerando las capacidades que aporta, su grado de madurez y soporte.
Evolución y seguimiento
En la gestión de riesgos debemos de poder identificar y hacer seguimiento de cada uno de los puntos identificados como riesgo con las medidas asociadas al mismo. Al igual que podemos disponer de KPI (Key Performance Indicators) para medir y analizar el desempeño y ver si alcanzamos objetivos, Tendremos que determinar KRI (Key Risk Indicators) para anticipar problemas, gestionando y mitigando riesgos.
Las plataformas EIS (Executive information system) y DSS (decisión support system), o sistema de reporting completos, nos permiten realizar un seguimiento de los riesgos y los KRI establecidos.
Las tendencias
No solamente metodologías ágiles, sino nuevas tecnologías hacen que podamos adaptar también procedimientos de gestión de riesgos. Blockchain e IoT facilitan la monitorización de riesgos y la inteligencia artificial o los gemelos digitales, nos permiten tomar mejores decisiones en la gestión de estos.
Conclusiones
La gestión de riesgos es importante no solamente para conseguir el éxito de un proyecto de transformación digital, sino que levanta posibles problemas de la organización que se deben de corregir aportando valor más allá de los objetivos del propio proceso. La gestión de riesgos es todo un arte que tiene en cuenta la composición del equipo, el conocimiento de metodologías y herramientas, el conocimiento del negocio, de la tecnología, del seguimiento de riesgos, la adaptación al cambio y a las nuevas tendencias para una eficiente gestión de estos. Los riesgos existen siempre, y la diferencia entre haber hecho una gestión previa de los mismo o no, es tomar decisiones improvisadas o decidir de forma rápida con criterios consensuados anteriormente de forma conjunta.
