Las herramientas Office, también conocidas como Microsoft Office o Microsoft 365, enumeran un gran número de aplicaciones que te ayudan a gestionar tu trabajo más mecánico en procesos más flexibles y eficaces, permitiendo crear, editar, organizar, automatizar y compartir documentos de una manera más segura y ágil.
Las herramientas de Office también nos permiten flexibilizar el trabajo desde cualquier punto o espacio, con la mayor seguridad y experiencia para los equipos. Permiten la creación de documentos, hojas de cálculo, presentaciones, gestión de correos, bases de datos, formularios, notas, automatizaciones, gestión de vídeos… y así, infinidad de aportaciones a la demanda de cualquier profesional.
¿Cuáles son sus principales aplicaciones y sus características?
Office 365 cuenta con innumerables aplicaciones que nos ayudan en la gestión del día a día. En el puesto de secretaria ejecutiva hemos evolucionado, convirtiéndonos en grandes aliadas de estas herramientas, aumentando nuestra productividad y siendo más eficaces en aquellos trabajos más manuales. Gracias a las múltiples funcionalidades que ofrecen estas herramientas, hemos aumentado nuestra proactividad, siendo más eficaces y autónomas en nuestras gestiones diarias.
Para las secretarias ejecutivas, que en muchos casos lideramos a 3 o 4 perfiles directivos con sus respectivos calendarios y, en algún caso, también sus bandejas de entrada, es importante el buen manejo de la herramienta Outlook y explotar al máximo todas las funcionalidades que ofrece.
Tener una visión clara y limpia de las carpetas y buzones compartidos es fundamental para estar operativa en todo momento y que no se escape ningún correo o conflicto de agenda que sea realmente importante.
Crear carpetas y generar reglas que te permitan tener una visualización de todos los correos que están sin leer ayuda a darles la relevancia correspondiente en cada caso.
La opción de generar reglas en Outlook te permite clasificar en carpetas de forma automática tu correo, de tal manera que demos prioridad a lo que es realmente importante de una manera más organizada y estructurada.
Las reglas también te permiten temporizar el envío de tus correos, teniendo una segunda oportunidad para revisar todos los detalles de tu mensaje antes de que salga de tu buzón de enviados al destinatario correspondiente. Este proceso es uno de los más utilizados por los profesionales.
También existe la posibilidad de recuperar correos que han sido enviados con alguna errata, en determinados entornos. En el apartado de enviados, seleccionas tu correo, lo marcas, indicas la opción de recuperar el correo, actualizas la información y vuelves a enviar el mensaje de forma correcta.
La herramienta Outlook también nos permite marcar y categorizar los correos para que puedas generar tareas y hacer un seguimiento continuo de los temas pendientes que son importantes y que todavía no han sido resueltos.
Outlook dispone además de un apartado para almacenar contactos y compartirlos con tus compañeros de equipo o con tu responsable, de tal forma que, si alguien los actualiza, se sincronizan los datos para todos los interesados.
Para el colectivo del Secretariado, Outlook es una de las herramientas de Office 365 que utilizamos con mayor intensidad, para la clasificación de la información y la gestión de nuestras tareas diarias, tanto en calendarios como en bandejas y buzones compartidos.
Otra de las herramientas fundamentales en el día a día es Teams. Nos permite comunicarnos con todos los profesionales de la empresa a través de chats de mensajería instantánea y nos permite gestionar llamadas desde la propia herramienta. Ofrece muchísimas alternativas, como la creación de equipos para el trabajo colaborativo. Se crean espacios en SharePoint para compartir archivos sin necesidad de enviar correos, canales privados o públicos, y la posibilidad de trabajar con documentos entre varias personas a la vez, actualizando y guardando los datos al momento.
Teams también permite crear flujos de trabajo que mejoran la comunicación entre personas sin la necesidad de utilizar Outlook. Además, ofrece la posibilidad de generar fondos en las llamadas y crear un ambiente más cómodo en estas comunicaciones.
Para el puesto de secretaria también es muy importante la herramienta OneNote, un espacio para generar notas del día a día, para reuniones, y disponer de un cuaderno virtual donde actualizar los apuntes más relevantes. Si trabajas en equipo o con otra persona, es muy recomendable para actualizar información, ya que los datos estarán siempre sincronizados para todos los integrantes. Es una actualización muy recomendable para el trabajo en equipo y para mantener la información alineada.
Forms es otra herramienta muy utilizada por los equipos, ya que permite realizar sondeos sencillos, cómodos, visuales y muy eficaces con los profesionales de la Dirección o de la empresa. Esta funcionalidad es fácil de manejar y permite realizar encuestas con amplitud de detalle y de forma muy creativa.
En nuestro rol como secretaria ejecutiva es muy importante tener, al menos, una noción básica de la herramienta Power Automate, que nos permite automatizar muchísimas gestiones a través de sus flujos. Uno de los flujos más utilizados es la integración con chats de Teams para recibir avisos cuando llega un correo de tu directivo o de buzones compartidos, evitando así perder información relevante. También permite archivar documentación directamente en carpetas sin necesidad de hacerlo manualmente, entre otras muchas gestiones.
Con herramientas como Word, Excel y PowerPoint, el trabajo se hace mucho más fácil desde Office 365, ya que permite trabajar de forma colaborativa, activar el guardado automático y reducir el riesgo de pérdida de información.
El archivo de documentación es otra de las herramientas más importantes, en este caso OneDrive, imprescindible. Toda la información archivada en este espacio permite compartirla a través de vínculos, reduciendo el volumen de correos y mejorando la protección de la información frente a posibles riesgos.
¿Qué relación tienen con el desarrollo de las nuevas tecnologías en general y con la IA en particular?
La IA nos permite evolucionar y desarrollar todo el potencial de las herramientas que ofrece Office 365 y de nuestro puesto de trabajo. En Telefónica, muchos usuarios contamos con una versión de Copilot integrada en las herramientas, que nos ofrece múltiples posibilidades de uso.
Copilot funciona como un asistente personal, respondiendo a las consultas de forma eficaz y rápida. Permite realizar resúmenes de documentos extensos, aportar ideas para preparar presentaciones, generar imágenes y traducir textos a distintos idiomas. También ayuda a corregir textos, utilizando expresiones adecuadas, aportando claridad y coherencia a los mensajes que enviamos. Es un aliado para potenciar nuestro trabajo y mejorar la calidad de nuestras gestiones en las herramientas Office.
Si se dispone de una licencia más avanzada de Copilot, las posibilidades aumentan significativamente. Permite, por ejemplo, realizar una lectura rápida de la bandeja de entrada e identificar los correos que requieren actuación prioritaria, sin necesidad de leer todos los mensajes. También ayuda a detectar conflictos de agenda entre los distintos calendarios y a generar flujos de automatización que conectan unas herramientas con otras, simplificando la gestión diaria.
La evolución de todas estas herramientas de Office junto con la IA nos permite centrarnos en tareas más estratégicas y de liderazgo, reduciendo la carga de trabajo manual y aumentando la productividad de los profesionales.
