Muchas personas ven su trabajo con mejores ojos, más claro y ordenado justo antes de irse de vacaciones ¿te ha pasado alguna vez? Esto sucede porque aprovechan esos días previos para cerrar temas y aclarar cosas, tanto internamente como con los demás, preparar un listado con sus asuntos pendientes y en qué estado se encuentran para quien se quede al cargo, y así pueden desconectar y disfrutar al máximo de sus días libres sin tener nada más en su cabeza.
¿Te imaginas terminar cada semana laboral con esa misma sensación de cara al fin de semana?
Sin embargo ¿Cuánto tiempo te llevar hacer esa revisión antes de las vacaciones? ¿Tienes que hacer un sobre esfuerzo para dejar tus asuntos en orden? Si es así ¿te merecería la pena hacerlo todas las semanas? Seguramente la respuesta sea que no.
Implementar un sistema de organización que te permita hacer esta revisión sin grandes esfuerzos podría darte esa maravillosa oportunidad de terminar cada semana relajado, sabiendo que tus asuntos están en orden.
En el artículo de hoy exploraremos como conseguirlo con el método Getting Things Done (GTD) de David Allen.
¿Comenzamos?
¿Qué significa Reflexionar en GTD?
Un buen método como GTD te permite liberar la mente, evitando que te preocupes por lo que no estás haciendo o por lo que podrías olvidar, sacandotodas esas preocupaciones de tu cabeza.
El método de organización que utilices debe permitirte confiar en que esas acciones se harán en el momento adecuado, o tu cabeza volverá a ellas una y otra vez.
Para evitar que eso sea un problema, puedes adelantarte y darte el espacio parar repasar en qué andas metido y qué cosas tienes pendientes, para ver si realmente estás haciendo lo que te ayuda a lograr lo que quieres.
Por tanto, reflexionar implica revisar intencionalmente y con frecuencia todo tu sistema de organización, con el propósito de asegurar que tus listas estén actualizadas, tus prioridades claras, y tus acciones alineadas con lo que verdaderamente importa.
En términos prácticos, en el método GTD, esto se concreta principalmente en una revisión semanal, un hábito que te permitirá confiar en el sistema de organización y mantener bajo control el estrés.
David Allen lo dice claro: si no revisas tu sistema, dejarás de confiar en él. Y si no confías en él, dejarás de usarlo.
Organiza tu día
Antes de profundizar en los componentes clave para realizar la revisión semanal, me gustaría darte alguna idea para las revisiones diarias. Si llevas un tiempo aplicando los consejos de las primeras fases del método GTD tendrás ya una lista de asuntos pendientes, clarificados y organizados en diferentes secciones (urgente, para después, seguimiento, algún día, llamadas, recados, amigos, etc.). También tendrás algún método para elegir la siguiente tarea a realizar dentro de la lista según el contexto, el tiempo disponible o la energía de la que dispones ¿o no?
En la práctica, a mí me resultó complicado aplicarlo en un inicio, en lugar de mirar la lista de asuntos pendientes para elegir el siguiente más adecuado, era más tentador ponerme a completar un nuevo punto de acción de la última reunión de la que salía…
La solución dedicar unos minutos al inicio de la jornada para, primero, mirar el calendario y valorar lo que tienes agendado ¿necesitas preparar algo para esos compromisos? ¿Cuántos huecos te quedan libres? y luego, mirar tu lista de tareas para elegir lo que tal vez puedas avanzar ese día. Eso no significa que lo hagas durante esta revisión, ni siquiera que lo vayas a completar ese día, será simplemente una preselección para que, llegado el momento en el que tengas un hueco, sea sencillo elegir sin tener que buscar cada vez entre la lista de todos los asuntos pendientes.
Las preguntas clave en esta revisión diaria serían:
- ¿tengo todo lo necesario para mis compromisos del día?
- ¿Qué tareas podría completar hoy con del tiempo que dispongo, el contexto, mi energía actual y su prioridad?
La revisión semanal
Seamos sinceros, nos llegan cosas nuevas, tanto del trabajo como de la vida personal, mucho más rápido de lo que podemos procesar. Nos encanta meternos en mil compromisos, tenemos un montón de ideas rondando la cabeza y, al final, acabamos con la mente a mil por hora.
Por eso la revisión semanal es tan útil: te da un momento para poner orden y aclarar todo lo nuevo que ha quedado pendiente, porque intentar hacerlo mientras trabajas es prácticamente imposible.
La idea es que, con esa revisión, vacíes de nuevo tu mente y te enfoques en lo que viene en las próximas dos semanas, usando el método de organizar el trabajo que propone GTD (apuntar, aclarar y ordenar) hasta que puedas decir: “Ya sé todo lo que no estoy haciendo, pero que podría hacer si me lo propongo.”
Componentes clave de la revisión semanal
Vacía tu cabeza. Recopila todos los ciclos abiertos que se han generado a lo largo de la semana y aun no has podido incorporar al sistema: las preocupaciones que te rondan y no has apuntado, los puntos de acción de las notas tomadas en las reuniones, los avisos del colegio, los recibos para archivar, aquello que apuntaste en una nota de voz de WhatsApp o te enviaste a ti mismo por Teams. Deja todo en tus bandejas de entrada físicas o virtuales.
Lleva tus entradas a cero. Revisa esas bandejas de entrada y decide qué hacer con cada cosa ¿Es una referencia? ¿Una idea para más adelante? ¿Requiere acción? ¿Qué significa para ti completar ese asunto? ¿Cuál es la siguiente acción concreta que te ayudará a avanzar hacia la meta? Una vez aclarado, mueve la entrada a la carpeta adecuada dentro de tu sistema.
Actualiza y ordena
Tacha, reescribe, reorganiza. El objetivo no es solo mirar las listas, sino dejarlas limpias, claras y útiles.
- Revisa tus listas de “urgentes” y “acciones siguientes”. Tacha las terminadas. De las que quedan revisa que tienen actualizada la siguiente acción a realizar.
- Revisa tu calendario de las últimas 2 semanas en buscade un “¡Ah, eso me recuerda…” y recógelo en el sistema.
- Revisa tu calendario de las siguientes 2 semanas. Añade las entradas en el sistema (o si es necesario en el propio calendario) con los preparativos necesarios para los siguientes compromisos agendados.
- Revisa la lista “En espera”. Tacha las terminadas. ¿es necesario hacer algún seguimiento? ¿mandar algún email para ponerte al día del progreso?
- Revisa las listas de “proyectos”. Evalúa la situación de cada uno, objetivos y resultados. Asegúrate de que tienes definida al menos una acción siguiente para cada uno de ellos.
- Revisa la lista “Algún día / Tal vez”. ¿Acabó ya la exposición de Bansky que te llamaba la atención ver? Elimina las entradas que ya no apliquen. Sopesa si alguna de las que quedan se ha vuelto más interesante y merece entrar en la lista de proyectos activos ¿Hay alguna nueva idea que te ronde la cabeza? Inclúyela.
¿y por qué esas listas y no otras? Puedes profundizar en el método GTD en anteriores entregas de “gestión saludable del tiempo”. No dudes en visitar mi perfil para encontrarlas todas
Planear con perspectiva
Puede ser útil dedicar los últimos minutos a visualizar la semana siguiente. No se trata de llenarla de tareas, sino de trazar una dirección general ¿qué quieres lograr?, ¿dónde quieres poner tu energía? ¿en qué proyectos deberías enfocarte?
Una cita contigo
Encontrar un momento en la semana para alejarte de la rutina y el bullicio y llevar a cabo esta revisión puede requerir de un gran esfuerzo al principio, pero según experimentes sus beneficios no querrás mover ese evento de tu calendario ni por la más importante de las reuniones.
Un buen momento para agendar esta cita contigo es el último día de la semana laboral en medio de tu jornada, ya que aun tendrás frescas las actividades de la semana y en caso de requerir contactar con alguien, aun tendrás tiempo para hacerlo. Aunque esa sea la recomendación del método GTD, la rutina y el trabajo de cada persona puede variar mucho, así que tendrás que elegir cual es el mejor momento para ti ¿volviendo en tren a casa? ¿a primera hora del viernes antes de que suba la actividad?
Dependiendo de la cantidad de asuntos nuevos o en tus listas, esta revisión puede llevarte más o menos tiempo, no hay una duración única. La recomendación que hace el método GTD es que reserves 2h en tu calendario, pero puede que tú puedas completarla en 30 o 60 minutos. Lo importante es que sea regular y completa. Prueba primero con una duración que puedas asumir y más adelante revisa si debes ajustarlo.
Si alguna semana no te apetece hacerla ¡recuérdate lo bien que te sientes después!
Amplia el horizonte
Hasta ahora nos hemos enfocado en tener bajo control las cosas del día a día, pero llega un momento en el que también conviene pensar en cómo te está yendo, qué metas tienes a medio (en 2 o 3 años) y largo plazo (en 5 o 10 años), y qué ideas o valores te ayudan a tomar decisiones y a priorizar.
No te agobies si todo esto te suena demasiado grande o crees que no tienes tiempo para ponerte con ello. Si intentas ponerte objetivos importantes antes de sentir que tienes tu día a día bajo control, lo más probable es que te desmotives, en vez de sentirte más animado. ¡Te resistirás a mantener esa conversación contigo mismo si no crees que estás manejando muy bien el mundo que ya has creado para ti!
Mi consejo: ve paso a paso. Primero, acostúmbrate a revisar cada semana tus cosas cotidianas, y cuando ya lo tengas como un hábito, entonces sí, prueba a mirar, por ejemplo, tus metas para el año. La frecuencia de esta revisión con un horizonte mayor puedes ajustarla como creas, tal vez sea suficiente 1 vez al mes o al trimestre para asegurar que lo tienes todo bajo control.
La buena noticia es que, en cuanto empieces a aplicar los trucos del método GTD, vas a notar enseguida que tienes mucho más control sobre tu día a día, tanto en lo personal como en el trabajo y pronto te podrás dedicar a revisar otros planos de tu vida.
Y quién sabe, quizás ahora mismo no necesitas más objetivos, sino simplemente sentirte bien con los que ya tienes en marcha.
Conclusión
La gestión saludable del tiempo no se basa en hacer más, sino en vivir mejor. El paso de Reflexionar en GTD no solo mantiene tu sistema funcional; te mantiene alineado con tus valores, tus metas y tu bienestar.
Al reservar un espacio cada semana para revisar tu camino, no solo gestionas tu tiempo: te das tiempo para gestionar tu vida con claridad, intención y tranquilidad.
Y si flaqueas, recuerda qué te motivó a aplicar las técnicas de gestión saludable del tiempo ¡Toma acción y disfruta del camino!
