Gestión saludable del tiempo: Espacio para pensar y crecer

Esta sensación de caos que sientes puede terne una razón fundamental: vivimos en un mundo saturado de información y constantes interrupciones, lo que dificulta concentrarnos y manejar efectivamente las tareas que nos acercan a nuestros objetivos. ¿Te suena conocido?

Rompiendo con la línea de artículos anteriores, antes de seguir avanzando sobre los siguientes pasos del método Getting Things Done (GTD), en esta entrega de “Gestión Saludable del Tiempo” vamos a detenernos un momento en recoger varios consejos prácticos para recuperar tu tiempo y aprender a gestionar notificaciones, correos y tareas.

¿Comenzamos?

El impacto de las notificaciones

Imagina que cada vez que recibes una notificación, fuera como si alguien llegara a tu mesa para comentarte algo de viva voz, sin esperar a que sea un buen momento para ti. Ahora piensa cuantos pop-ups de Teams, Outlook, Whatsapp o Redes Sociales has visto por el rabillo de ojo en el PC o en el móvil mientras hacías otra cosa. Si cada uno de esos avisos fuera una persona, estarías rodeado de una multitud demandante, hablando todos a la vez en busca de tu atención.

Los avisos, que ya de por si merman la concentración, además hacen que en muchas ocasiones abandones lo que estabas haciendo y vayas corriendo detrás de tu propio Conejo Blanco como Alicia en el País de las Maravillas, mermando también tu productividad.  

En la era digital, las interrupciones constantes son un desafío cotidiano. Aunque pueda parecer inofensivo, estas interrupciones tienen un alto costo: necesitamos al menos dos minutos para volver a concentrarnos en lo que estábamos haciendo. Esto, multiplicado por las decenas de notificaciones diarias, puede ser devastador. Esas pequeñas interrupciones rompen tu flujo de trabajo y consumen tu energía mental. Al igual que si recibieras una visita inesperada mientras trabajas, cada notificación te obliga a cambiar tu enfoque, aunque sea brevemente.

¿Cómo podemos controlar esta marea?

Una buena práctica es desactivar las notificaciones no esenciales y establecer momentos específicos para revisar correos, mensajes o aplicaciones. Este simple ajuste puede ahorrarte horas a la semana y mejorar tu capacidad para concentrarte.

Gestión del correo electrónico

El correo electrónico es una de las fuentes de distracción y, al mismo tiempo, una herramienta indispensable, por lo que tener buenos hábitos que nos ayuden a ganar tiempo y energía puede marcar la diferencia ¿Alguna vez te has sorprendido releyendo los mismos correos en tu bandeja de entrada, incapaz de decidir qué hacer con ellos? Este es el momento de simplificar.

Consejos clave para manejar tu correo electrónico

• Desactiva las notificaciones. Esto reducirá la tentación de revisarlo constantemente.
• Establece momentos específicos para revisar el correo. Tres veces al día puede ser una buena frecuencia, y si lo necesitas puedes hacerlo más a menudo, cada 60 o 90 minutos dependiendo de tu flujo de trabajo. Lo importante es revisarlo cuando TÚ decidas, no cuando haya un nuevo email.
• Toma acción de inmediato. No solo leas los correos, responde, organiza o crea una tarea asociada, según sea necesario. Así evitarás releer mensajes más tarde (puedes repasar como propone hacer esto el método Getting Things Done en el artículo “El arte de capturar tareas y olvidarte de ellas”)
• Simplifica tu sistema de carpetas. Tener demasiadas carpetas puede complicar la organización. Un sistema básico con carpetas como «Pendientes», «En espera» y «Archivado» es suficiente.
• Aplica la regla del INBOX CERO. Reduce a cero, o al mínimo, la cantidad de correos en tu bandeja de entrada. Si un correo requiere una acción, regístrala en tu lista de tareas y muévelo a la carpeta correspondiente.

Imagina que recogieras el correo físico de casa y seleccionaras algunas cartas para leer mientras dejas el resto para otro momento. ¿Parece ineficiente? Lo mismo ocurre con los correos electrónicos. Gestionarlos de inmediato evita acumulaciones innecesarias y te ahorra mucho tiempo.

Y recuerda,

• Procesa los elementos en el orden en que están en la lista de entradas: no rebusques los urgentes o importantes, los que te apetezcan más o te resulten más fáciles. Vas a llegar a todos igualmente, mantente firme y sigue el orden.
• Procesa un elemento cada vez.
• No vuelvas a ponerlo en la lista de entradas

Manejar las interrupciones en Teams

Teams, y otras herramientas de mensajería instantánea, son excelentes para la colaboración, pero también pueden convertirse en un gran distractor. La clave está en controlar cuándo y cómo interactúas con esta plataforma.

Mejores prácticas para Teams

• Desactiva las notificaciones. Igual que con el correo electrónico, establece bloques de tiempo para revisar Teams. Según tu trabajo puede que no baste con revisarlo 3 veces al día y tengas que hacerlo cada 30, 60 o 90 minutos. Como en el caso de email, lo importante es revisar los mensajes cuando tú decidas.
• Limita el tiempo de revisión. Dedica un tiempo finito a revisar los mensajes. Dependiendo de la frecuencia y de tu flujo de trabajo tendrás que ajustarlo, pero no debería llevarte más de 10 minutos cada revisión.
• Aplica la regla de los 2 minutos. Responde de inmediato los mensajes que tomen menos de 2 minutos y no generen una conversación posterior.
• Registra las tareas importantes. Si un mensaje requiere más tiempo o acción adicional, agrégalo a tu lista de tareas, y no olvides apuntar la hora/fecha del mensaje y el nombre de canal o chat donde tienes que tratarlo ¡esto puede ahorrarte mucho tiempo a posteriori!

Recuerda que Teams no permite clasificar mensajes en carpetas, por lo que es crucial trasladar cualquier acción derivada a tu sistema de gestión de tareas. Así, evitarás perder información o sobrecargarte.

Esto sin duda puede ser una de las cosas más difíciles de gestionar. La tentación de mirar ¡y contestar! Teams cuando la tarea que tienes entre manos no te motiva o el tema de la reunión no requiere de toda tu atención ¡es demasiado fuerte! Pero tengo una buena noticia, es cuestión de hábito, tanto tuyo como de tus compañeros de trabajo (a los que tendrás que comunicar que no vas a contestar de inmediato) y, tras algún tiempo de práctica, el placer de estar enfocado en una tarea sin distracciones hará más fácil vencer la tentación de distraerte.

El móvil: tu aliado o enemigo

El móvil es otra fuente común de distracción, especialmente con aplicaciones de mensajería como WhatsApp y las redes sociales. La clave para mantener el control es usar el móvil de manera consciente.

Estrategias para gestionar el uso del móvil

• Desactiva las notificaciones. Solo mantén activas las notificaciones críticas. La mayoría de los sistemas operativos te permiten elegir a que aplicaciones das permiso para mostrar notificaciones, donde (pantalla de reposo, pantalla principal, etc.) y como (pop-up, luces, sonidos, etc.). Merece la pena dedicar un rato a revisar esta configuración.
• Revisa los mensajes en momentos designados. Al igual que con el correo y Teams, crea bloques de tiempo específicos para revisar el móvil.
• Limita el tiempo en redes sociales. Establece un tiempo diario máximo para estas plataformas. Aquí, de nuevo, el sistema operativo o las aplicaciones por defecto de tu móvil pueden ayudarte. Busca “bienestar digital” o similar y podrás ver el tiempo que le dedicas a cada aplicación, y puedes incluso limitarlo.
• Mantén el móvil fuera de tu alcance visual. Además de todo lo anterior déjalo boca abajo y en un lugar lejos de tu mano, donde no sea fácil alcanzarlo impulsivamente, por ejemplo, en una mesa o estantería cercana pero donde no lo veas, dentro del bolso o del abrigo. El truco es que tengas que levantarte para cogerlo.

Recuerda, si un mensaje o llamada requiere acción adicional, añádela a tu lista de tareas para atenderla más tarde. Esto evitará que el móvil dicte tu agenda.

Usar el calendario como herramienta estratégica

Tu calendario es más que una lista de reuniones; puede convertirse en tu mejor aliado para organizar tus prioridades y gestionar el tiempo de manera eficiente.

En primer lugar, te animo reflexionar sobre el tiempo total que dedicas al trabajo, incluyendo desplazamientos, preocupaciones en casa, y otras actividades relacionadas. Calcula cuánto tiempo te queda para tu vida personal. Te invito además a reflexionar si las horas bloqueadas en reuniones o actividades, realmente reflejan tus objetivos y prioridades. Si no es así tendrás que trabajar en hacer ajustes que te permitan centrarte en lo realmente importante ¿hay algo que puedas delegar? ¿algún desplazamiento que puedas aprovechar para más de una tarea?

Ten cuidado también con qué tipo de cosas agendas en tu calendario, solo debería incluir tres tipos:

• Tareas que realizar en un horario concreto, es decir reuniones, citas o llamadas programadas.
• Tareas que solo puedes completar en un día determinado o preparar información que necesites conocer ese día.
• Tiempo para procesar información: correos, mensajes de Teams, revisión diaria o semana de tareas, planificar, etc.

Por favor, ten especial cuidado al reservar tiempo en tu agenda para que refleje lo que realmente te comprometes a hacer y no lo que te gustaría hacer. Convendría que también dejes huecos libres para posibles imprevistos y que trates por todos los medios de cumplir con los compromisos en el calendario o ya no te fiarás de él. Si lo reflejas en tu calendario, debe ser hecho ese día o nunca.

Consejos para un buen uso del calendario

• Haz un balance de tus roles más importantes. Asegúrate de que tu calendario refleja tiempo para las actividades que realmente te importan. Reserva los huecos para revisar correos, Teams, tareas, planificar o reflexionar, pero también para el cuidado persona y el ocio. Tenerlo todo en el mismo calendario te ayudará a ver el conjunto. Puedes asignar colores para ver de un vistazo el balance general.
• Revisa tu calendario cada mañana y tarde. Esto te permite planificar el día actual y prepararte para los días siguientes.
• Crea tareas asociadas a reuniones. Si una reunión requiere preparación, regístralo como una tarea aparte.
• Declina reuniones innecesarias. Si no tienes nada que aportar o la reunión no es prioritaria, es mejor rechazarla.
• Configura reuniones más cortas. Ajusta la configuración de tu calendario para que las reuniones por defecto duren 25 minutos y si necesitas extenderlas que duren menos de una hora. Esto te dará tiempo para tomar un descanso entre sesiones. Si usas Outlook ya dispone de esta opción para convocar reuniones más cortas, solo tienes que activarla.

Cómo manejar la comunicación urgente

Uno de los temores al establecer bloques de tiempo para revisar mensajes es perder algo urgente. La solución puede ser sencilla: comunica tus nuevas reglas de trabajo a las personas relevantes. Acuerda con ellas cuál será el medio de comunicación prioritario para casos urgentes, por ejemplo, una llamada telefónica.

Diferencia entre canales de comunicación:

• Teams: Ideal para temas pequeños e inmediatos.
• Correo electrónico: Úsalo para asuntos que requiera una explicación más extensa o formal, o que necesiten un registro.
• Llamadas: El canal más efectivo para comunicaciones urgentes.

Es normal que al principio sientas cierto vértigo o FOMO (“Fear Of Missing Out” o Miedo a perderse algo), poco a poco te irás acostumbrando tú y la gente que te rodea.

Conclusión

Controlar tu tiempo en un mundo lleno de interrupciones ¡es posible! Si bien tendrás que implementar un enfoque consciente y organizado. Desde desactivar notificaciones hasta establecer bloques de tiempo para revisar mensajes y correos, cada paso te acercará a una jornada más enfocada, relajada y equilibrada. Recuperar tu tiempo no solo mejorará tu desempeño, sino también tu bienestar.

Ahora es el momento de tomar el control y empezar a disfrutar de un día más estructurado y satisfactorio. Y si flaqueas, recuerda qué te motivó a aplicar las técnicas de gestión saludable del tiempo ¡Toma acción y disfruta del camino!