Un poco de historia
Yo bien podría haberme iniciado en una versión 3.0 en la que la secretaria se centraba en tareas mecánicas como la toma de notas, por supuesto a mano, y la gestión de documentación, algo que también se hacía de forma manual. Ya existían los ordenadores, no soy tan antigua, aunque nos limitábamos a utilizar el Word como procesador de textos, el Access para crear bases de datos y algún programa diseñado por la propia empresa para realizar otras tareas administrativas, tipo organización de viajes, o gestión de gastos y compras.
Las oficinas estaban llenas de papeles, carpetas, anotaciones, etc. Las buenas siempre iban con su cuaderno y su bolígrafo hasta para ir a la máquina de café que solía estar cerca de su escritorio, ya que los móviles no existían. Nos pasábamos el día atendiendo llamadas. Las frases de “lo siento está ocupado”, “está de viaje, le devolveremos la llamada a su vuelta” o “no puede atenderle en este momento” eran nuestros mantras. Tengo una amiga que conoció así a su marido. El proveedor era tan insistente y ella tan amable que se hicieron amigos y esa amistad se convirtió en matrimonio. Siguen juntos hoy en día.
Luego nos convertimos en la versión 4.0, con la llegada de los faxes, los correos electrónicos y los primeros teléfonos móviles. Del Access pasamos al Excel y ya que las bases de datos las realizábamos con este programa, hicimos nuestros primeros pinitos con tablas dinámicas sencillas y mejoramos nuestro uso del Word haciéndonos expertas en numerar páginas, crear índices, utilizar los sinónimos y el corrector ortográfico y diseñando una estructura de libro. Nos convertimos en “máquinas de crear manuales” con esta herramienta.
También cambiaron los teléfonos de mesa. Cada vez eran más grandes, se llenaron de botoncitos y teníamos a todos los jefes guardados en la memoria de este. Nos aprendimos los números de los que llamaban con sólo echar un vistazo al visor de aquel aparato. Yo solía tener un listado pegado al teléfono con los números de mis compañeros y sus matrículas, y cada vez que llamaba alguno, me encantaba bromear y les decía: “Buenos días Sr. (número de matrícula)” …Era muy divertido.
Nos convertimos en 4.1 cuando aquellos pequeños móviles permitían recibir desvíos de los teléfonos fijos. Entonces podíamos estirar las piernas, tomar café en otra planta y así conocer gente. Fueron nuestras primeras “alas laborales”.
Con la llegada de las BlackBerry en las que podíamos ver nuestro mail y el de nuestros jefes, nos adaptamos a un nuevo salto tecnológico. Nos resultaba impresionante el hecho de poder contestar los correos desde aquel aparato que tenía un teclado mini, sin necesidad de sentarte delante del ordenador. No nos dábamos cuenta de que, aunque nos sentíamos más libres, en realidad no desconectábamos del trabajo tan fácilmente. Yo he llegado a contestar correos de madrugada cuando trabajábamos mano a mano con compañeros o clientes que se encontraban en la otra punta del mundo.
En la pandemia el virus vino de la mano del office 365, con el que dimos otro paso gigante en cuanto a tecnología se refiere. Comenzamos a almacenar nuestra documentación y las de nuestros equipos en una nube. Nos costó a todos aprender la diferencia entre nuestra nube particular y la común, y como “nunca llueve a gusto de todos” hubo alguno que se resistió a compartir, así que, además de sentirnos como San Pedro fomentando la entrada a todos y comprobando que se guardaba la documentación de forma ordenada en sus carpetas con una cierta lógica, nos hicimos grandes formadoras y enseñamos a otros a gestionar la compartición de la forma más segura posible.
En esta versión, ya 7.0, nos hicimos expertas en Sharepoint, OneDrive, Outlook, Forms, Teams, Lists. No nos quedó otra que subirnos al carro y tirar de él, ya que nos volvimos a encontrar con resistencias de los que no sabían utilizar estas plataformas. El Teams nos mantuvo en contacto en un momento en que nos sentíamos muy solos. Pudimos organizar llamadas, reuniones, videollamadas, compartir pantalla y enseñar a otros para que en equipo trabajáramos mejor y más unidos.
También nos hemos hecho maestras del Outlook, sacando todo el partido a esta herramienta. Si te asomas al PC de una asistente ejecutiva, verás que no sólo es capaz de visualizar las agendas de varias personas a la vez y gestionarlas sin problemas, sino que lo tiene todo lleno de colores, etiquetas, categorías, favoritos, con sus carpetas ordenadas por temáticas, así como notificaciones que nos ayudan a no pasar nada por alto y a desechar lo que no sirve de una forma sencilla y rápida.
De ahí, hemos pasado a los automatismos creados con Power Automate que nos han permitido sincronizar archivos, enviar avisos, extraer información de forma automática y ayudarnos con todas esas tareas repetitivas de nuestra día a día.
Todo esto ha supuesto el pasar de ser una asistente ejecutiva mecánica a otro papel mucho más estratégico, clave en la toma de decisiones y en la gestión empresarial. En algunas empresas las secretarias ejecutivas poseen un rol de liderazgo y tienen una formación mucho más especializada. Esto tiene que mejorar aún y extenderse para que sea así en todas partes.
La llegada del teletrabajo
La llegada del teletrabajo también podría considerarse otro avance y algo que deberíamos aprender a gestionar ya que tienes sus pros y sus contras. Nos permite tener la libertad de trabajar desde cualquier lugar. Ya no estamos atadas a un teléfono y una mesa de oficina, pero, por otra parte, hace que la desconexión digital sea complicada pues llevamos toda la información en el teléfono móvil que se ha convertido en una extensión de nosotros que es imprescindible para vivir.
La última versión de este puesto es el que surge con la inclusión de la IA en nuestro trabajo. Como cuento en el libro, tenemos que hacernos amigos de la inteligencia artificial, utilizarla de forma ética y responsable y aprovechar todo su potencial. Es muy útil para automatizar todas esas tareas que consumen mucho tiempo como puede ser la gestión de correos electrónicos, la creación de actas de reuniones, la programación de reuniones, gestión documental, traducciones, etc. Leí en un artículo de Gartner, una reconocida empresa de investigación y consultoría tecnológica, que la inteligencia artificial está transformando el lugar de trabajo al eliminar la fricción digital y mejorar la productividad. Según sus predicciones, en menos de dos años la IA será adoptada de forma natural y se convertirá en un colaborador más que en una simple herramienta.
Yo ya llevo casi treinta años trabajando en este puesto y he vivido en primera persona todos estos avances tecnológicos. Hace un par de años me di cuenta de que los asistentes ejecutivos somos resilientes por naturaleza, nos hemos adaptado a lo largo del tiempo a cada novedad, hemos sido personas proactivas aprendiendo cada nuevo programa, cada nuevo “invento” y además hemos enseñado a otros, lo que nos ha hecho ser mucho más empáticos.
Mi proyecto personal
Fue entonces cuando decidí contar en un libro todas las anécdotas y situaciones que nos habían sucedido al incorporar todos estos cambios en nuestros trabajos. Recopilé muchas historias y quise contarlo de forma divertida para que mis futuros lectores no se aburrieran y les resultara interesante. Según recogía toda esta información me di cuenta de que detrás de todo esto había un fondo psicológico lleno de habilidades blandas que también hemos adquirido con el tiempo. Esto no es algo que se enseñe en una Universidad. Entonces decidí hablar de la resiliencia, la empatía, el asertividad, la proactividad, el sentido del humor, la productividad, motivación, sororidad, etc.
Como buena secretaria, organicé mi propia nube por temáticas. Me puse mis propios deberes: escuchar audios de profesionales diversos en los que hablan de todas estas habilidades, realizar cursos online para saber más, ver determinados vídeos, etc., y me lo traje a mi terreno relacionándolo con nuestra profesión. Tengo que decir que fue un gran estudio de campo en el que disfruté mucho con el proceso. No sólo me ayudó a escribir el libro y hacerlo más profesional, sino que me resultó muy útil a nivel personal.
Me gusta mucho dibujar y creo que plasmar las ideas en una ilustración tipo “Design Thinking” puede ayudar a otros a entender mejor los conceptos, así que decidí añadir algunos dibujos de este tipo a mi libro para que fuera más sencillo de entender al lector. También hice otras ilustraciones para añadir más colorido y humor a la historia.
Durante todo este tiempo, me he llenado de cuadernos, anotaciones e ideas, utilizando aplicaciones en el móvil y en mi pc, tales como Trello, OneNote y ToDo.
Y por último y para hacerlo más cercano a todos, no sólo a los que desempeñamos este papel, decidí relacionarlo con el cine. Soy una gran cinéfila desde que tengo uso de razón, así que utilicé metáforas de personajes de la gran pantalla que son conocidos por todos, escenas de películas, etc. También quise hacer un homenaje especial a las secretarias dedicando un capítulo a nuestra aparición en las películas a lo largo de los años y su evolución.
Para finalizar, quería añadir que empresas como Telefónica, donde tengo la inmensa suerte de trabajar, está liderando la transformación digital y esto impacta en roles como el del asistente ejecutivo. Se podría decir que vamos de la mano en este largo recorrido tecnológico. Algo de lo que estoy profundamente agradecida.
Este texto está inspirado en “El Club de las Sombras” un libro que, además de estar lleno de anécdotas y vivencias, mías y de otras compañeras que ejercen o han ejercido este rol, también hablo de tecnología en este puesto.
