Las reuniones son una parte innegable de nuestra vida empresarial, consumen un tiempo valioso y a menudo nos hacen preguntarnos si podrían haberse condensado en un simple correo electrónico. Sin embargo, a pesar de su potencial de eficiencia, las reuniones persisten como piedra angular de la cultura organizativa. ¿Por qué nos cuesta tanto a las organizaciones celebrar reuniones eficaces y productivas?
En el vertiginoso mundo empresarial actual, la productividad y la eficiencia son más importantes que nunca. Y para nosotros, como organización, es esencial optimizar todos los aspectos de nuestras operaciones. Un área que a menudo encierra un importante potencial de mejora es la cultura de reuniones. Las reuniones son esenciales en la vida empresarial, pero con demasiada frecuencia pueden convertirse en sumideros de tiempo improductivo que obstaculizan el progreso en lugar de facilitarlo.
Sin embargo, si transformamos nuestra cultura de reuniones, podemos desbloquear nuevos niveles de productividad y eficiencia al tiempo que fomentamos una mayor colaboración y creatividad.
Entender la paradoja
En el centro de la cuestión se encuentra el concepto de cultura de reuniones, un tema complejo tejido con los hilos de la tradición, la jerarquía y los estilos de comunicación, acelerado por Covid-19. Por un lado, existe la necesidad de una estructura y unas directrices que garanticen que las reuniones cumplen su propósito. Por otro, está el reto de cambiar comportamientos ,superar la complacencia y la resistencia a nuevos enfoques.
En muchas empresas, las reuniones se han convertido en un modo de comunicación por defecto, una solución universal para abordar problemas, tomar decisiones y difundir información. Sin embargo, este enfoque por defecto a menudo conduce a una proliferación de reuniones innecesarias, agotando los recursos y disminuyendo la productividad. La paradoja reside en el hecho de que, aunque las reuniones están pensadas para mejorar la colaboración y la eficacia, a menudo consiguen el efecto contrario. Las reuniones mal estructuradas carecen de objetivos claros, se salen del tema y no consiguen implicar a los participantes de forma eficaz. Como resultado, se pierde un tiempo valioso y aumentan las frustraciones.
Romper el ciclo
Transformar la cultura de las reuniones requiere un enfoque polifacético que aborde tanto los elementos estructurales como los de comportamiento. En los últimos meses, hemos llevado a cabo muchos proyectos piloto sobre el tema de la cultura de reuniones con el objetivo de comprender los síntomas, pero también tratando de identificar las causas profundas.
Factores para cambiar el comportamiento en las reuniones
En resumen, vemos cuatro factores clave para cambiar el comportamiento en las reuniones:
- Establecer directrices, principios y normas para abordar los principales temas
- Fomentar la responsabilidad de los integrantes a la hora de exponer sus cuestiones
- Tomar la adaptabilidad como motor cultural
- Aplicar las intervenciones en el orden oportuno para cuestionar el statu quo.
MEET: las directrices para hacer más productivas tus reuniones
El pasado mes de marzo pusimos en marcha una serie de directrices para las reuniones, denominadas MEET, como marco para debates productivos. MEET son las siglas de Meaningful (significativo), Efficient (eficiente), Exact (exacto) y Tangible (tangible), que encarnan nuestro compromiso de hacer que cada reunión cuente.
Fomentar la responsabilidad
Los líderes desempeñan un papel fundamental a la hora de modelar y reforzar los comportamientos positivos en las reuniones. Al responsabilizarse a sí mismos y a los demás del cumplimiento de las directrices de las reuniones, los líderes pueden establecer expectativas e impulsar un cambio cultural de arriba abajo.
Adaptar las reuniones a las necesidades
Una cultura de reuniones eficaz reconoce que no hay un standar único. Las empresas deben estar dispuestas a adaptar sus prácticas de reunión a las necesidades de los distintos equipos, proyectos y objetivos. Esto puede implicar experimentar con formatos alternativos, pero también reflexionar honestamente sobre el entorno elegido para cada reunión. Los encuentros en persona tienen un valor incalculable, sobre todo cuando se trata de resolver problemas e innovar.
Desafiar el statu quo y vencer la resistencia
La resistencia al cambio es un instinto humano natural, arraigado en el miedo a lo desconocido y la reticencia a alterar las rutinas familiares. Transformar la cultura de las reuniones exige enfrentarse frontalmente a esta resistencia y, a veces, también necesita un pequeño empujón. Con intervenciones de MEET, como añadir “una calculadora de presupuesto de reuniones” o poner en práctica los «días del juicio final» (borrar todas las reuniones del calendario durante un tiempo determinado), podemos romper las rutinas diarias y despertar a nuestra conciencia sobre los comportamientos establecidos en las reuniones.
En O2 Telefónica, nos hemos embarcado en este viaje hacia una cultura de reuniones más eficiente y productiva. Os mantendré informados sobre nuestros aprendizajes, trucos y nuestro camino hacia la transformación de las reuniones en experiencias significativas, eficientes y tangibles.
Espero que este texto te haya inspirado para cuestionar tu propio comportamiento en las reuniones o te haya ayudado a convertir tu próxima reunión en un correo electrónico o a tener una lectura previa estructurada.
