¿Qué es el conferencing?
Llamamos coloquialmente “conferencing” a un servicio colaborativo que permite a las empresas celebrar reuniones virtuales con oficinas remotas y participantes externos desde prácticamente cualquier tipo de terminal o punto de colaboración.
Ofrece una experiencia de colaboración por vídeo de primer nivel, con calidad de imagen en alta definición (HD) y una experiencia de usuario inigualable. Al ser un servicio gestionado, es decir, controlado de extremo a extremo, permite monitorizar y administrar todo el proceso, lo que resulta de gran utilidad a la hora de identificar la causa de un fallo o incidencia.
¿Cuáles son sus tipos principales?
En términos prácticos, el conferencing engloba diferentes modalidades:
- Audioconferencia: solo sonido de alta calidad.
- Videoconferencia: sonido, imagen HD y compartición de contenido.
- Telepresencia: sonido de alta definición, imagen de alta calidad e inmersión. Es decir, como si los participantes estuvieran realmente en la misma sala, y no solo conectados a través de una pantalla.
Este tipo de servicios se ha consolidado como crítico para el puesto de trabajo en las empresas, especialmente tras el impulso que supuso la pandemia de 2020.
¿Cuáles son los elementos clave?
La arquitectura básica de un servicio de conferencing comprende varios componentes esenciales para la comunicación audiovisual y la gestión de recursos en tiempo real como son:
- Puntos finales (endpoints) / Equipos de Cliente: son los dispositivos (PCs, teléfonos móviles, salas de equipos dedicados) utilizados por los participantes. Incluyen periféricos como cámaras, micrófonos y altavoces y pantallas, además del software o programa cliente que se conecta al servicio central.
- Infraestructura de red: es la base de conectividad que transmite los datos (audio, video, contenido) entre los equipos de cliente y el servidor. Requiere una red IP estable con ancho de banda suficiente de subida y de bajada para manejar flujos multimedia en tiempo real.
- Servidor de conferencias o pasarela de medios (media gateway): es el núcleo del sistema, responsable de mezclar las transmisiones de audio y video de múltiples participantes. Gestiona los recursos del sistema, procesa las llamadas y recibe los flujos de audio y video de todos los participantes y los combina en una sola transmisión compuesta que luego envía a cada cliente.
- Software de gestión y programación: componentes adicionales que permiten a los administradores y usuarios programar reuniones, gestionar participantes, controlar los ajustes de cada sesión de conferencing y monitorizar el sistema.
- Codificadores: algoritmos que comprimen y descomprimen los datos de audio y video para una transmisión eficiente a través de la red, optimizando el uso del ancho de banda sin sacrificar la calidad.
¿Qué beneficios aporta frente a otras herramientas digitales?
Inicialmente, las empresas desplegaban estos servicios para reducir sus costes operativos. Pero los avances tecnológicos, añaden otras ventajas que incluyen incrementos en la productividad de los empleados (fomenta una nueva cultura de comunicación y compartición de conocimiento y genera reuniones rápidas y eficaces), nuevas oportunidades de ingresos (mejora las relaciones con los clientes, acelera la implantación de la estrategia e iniciativas clave en una empresa) y mejora el alcance en RSC- Responsabilidad Social Corporativa (reduce la huella de carbono y facilita la conciliación y accesibilidad).
Estos y los siguientes beneficios hacen que el servicio de conferencing sea una solución superior frente a otras herramientas digitales no gestionadas, especialmente en entornos empresariales que requieren calidad, seguridad, integración y soporte profesional:
- Calidad audiovisual garantizada (QoS extremo a extremo): Audio de banda ancha con cancelación de eco y supresión de ruido, vídeo HD/4K con adaptación dinámica al ancho de banda y compartición de contenido fluida. Ofrece una experiencia consistente, sustentada por infraestructura dedicada y medición continua.
- Gestión y monitorización proactivas: Visibilidad de extremo a extremo: telemetría en tiempo real, alarmas, diagnóstico de causa raíz y monitorización de red, plataforma, dispositivos y salas. Incluye seguimiento de principales KPIs (MOS, pérdidas, latencia) y reportes ejecutivos.
- Seguridad y cumplimiento: Cifrado de las comunicaciones, control de acceso, clasificación de la información, políticas de retención y auditoría, etc.
- Interoperabilidad: Conexión transparente entre audioconferencia, videoconferencia y telepresencia; compatibilidad entre diferentes plataformas (SIP/H.323, pasarelas a Teams/Zoom/Webex/Meet…), federación entre dominios y conectores con telefonía (SBC, PSTN).
- Experiencia de usuario y de sala: Conexión en un clic desde cualquier dispositivo, interfaces consistentes, asistentes contextuales, encuadre automático, transcripción/subtitulado en vivo y accesibilidad (subtítulos, lectores, contraste). Todo ello proporciona la mejor experiencia de llamada para cada participante.
- Escalabilidad y resiliencia: Arquitectura distribuida, multirregión y acuerdos de nivel de servicio (SLA) claros. Capacidad para picos (reuniones masivas/ asambleas) sin degradar sesiones críticas.
- Integración con el puesto de trabajo digital y colaborativo: Calendario, correo, chat, documentos y flujos (por ejemplo, coautoría y compartición segura), uso de APIs para procesos de negocio (ticketing, CRM).
- Gobierno del servicio y soporte: Catálogo y niveles de servicio, roles y responsabilidades, playbooks de operación, soporte hasta 24×7 multilingüe, gestión de incidencias y resolución de problemas.
- Optimización de red y dispositivos: Los usuarios pueden acceder desde cualquier dispositivo (PC, tabletas, smartphones, softphones, salas, equipos inmersivos y colaborativos, etc.) y desde cualquier lugar, simplemente conectándose a una “sala virtual”. Utiliza una arquitectura que minimiza el impacto de la distancia en aquellos componentes sensibles a los retrasos, utiliza una infraestructura flexible y escalable, y libera a los clientes de tediosas actualizaciones de hardware y software, gestionándolas con políticas eficientes, tramitando el inventario y certificando los equipos finales de cliente.
¿A qué retos se enfrenta el conferencing en el futuro?
El ser humano es un ser social, y, como tal, disfruta comunicándose. Así pues, uno de los retos será lograr que estos servicios de conferencing evolucionen hacia modelos de comunicación más naturales, por lo que su capacidad de adaptación a las nuevas tecnologías resultará crucial, teniendo que evolucionar para mantener su relevancia.
Estos retos exigirán a los proveedores de conferencing mantener una estrategia de innovación constante, asegurando que el servicio siga siendo competitivo, seguro y alineado con las necesidades empresariales y tecnológicas del futuro.
¿Cómo puede impactar el desarrollo de nuevas tecnologías?
El desarrollo de nuevas tecnologías puede transformar radicalmente la experiencia de usuario, la calidad audiovisual y la interoperabilidad entre plataformas. Las soluciones de conferencing deberán estar preparadas para incorporar tanto avances más disruptivos como las comunicaciones holográficas, la inteligencia artificial o la realidad aumentada, y más continuistas, como la automatización de procesos o la mejora continua de la seguridad y la accesibilidad.
