Os suena la escena de estar en una reunión, al tiempo que contestas un correo… y mientras redactas ese correo ves una notificación de Teams y la lees, y ya que pasas por ahí comienzas a leer otros mensajes de Teams pendientes, alguno de los cuales te recuerda que tenías que mandar un documento, y para no olvidarte lo abres… pero al colgar la llamada de la reunión: no te has enterado de la mitad de la reunión, el correo se ha quedado en borrador, no has enviado el documento…
En un mundo donde las notificaciones no paran, las reuniones se solapan y las tareas parecen multiplicarse, es fácil caer en un ciclo de multitarea que nos deja agotados y con la sensación de no haber avanzado.
Solución: Concentrarnos en una única cosa cada vez, proteger nuestra atención gestionando las interrupciones para evitar que nos distraigan.
En el artículo de hoy exploraremos cómo hacerlo utilizando herramientas como el método Getting Things Done (GTD) de David Allen y el Método Pomodoro
¿Comenzamos?
El poder de la concentración: una tarea cada vez
La multitarea es un mito. Aunque pensamos que avanzamos más rápido al hacer varias cosas a la vez, los estudios demuestran que dividir nuestra atención reduce la calidad del trabajo y en realidad aumenta el tiempo que empleamos para completar las mismas tareas. Concentrarnos en una sola actividad permite trabajar con mayor precisión y profundidad, y sobre todo nos puede reportar mayor bienestar y liberarnos de estrés. Pero ¿cómo lograrlo en un entorno lleno de distracciones?
En primer lugar, te propongo abordar las interrupciones internas, con las que nos auto saboteamos. Muchas de estas interrupciones están relacionadas con el miedo a olvidarnos de otras tareas y para eso es primordial disponer de un sistema que nos permita liberar nuestra mente al capturar todas tus responsabilidades en un sistema confiable. Esto te permitirá concentrarte en lo que realmente estás haciendo en cada momento. Como hemos visto en otros artículos sobre Gestión Saludable del Tiempo, el método Getting Things Done (GTD) de David Allen puede ser tu gran aliado.
Fases clave del método GTD
- Capturar: Vacía tu cabeza de preocupaciones, escríbelas en tu lista de asuntos pendientes.
- Clarificar: Revisa tu lista para aclarar que significa para ti completar ese asunto y cuál es la siguiente acción concreta que te ayudará a avanzar hacia la meta.
- Organizar: Mueve la entrada a la carpeta adecuada dentro de tu sistema.
- Revisar: Realiza revisiones frecuentes para mantener tu lista actualizada.
- Actuar: Ahora que sabes que nada se te va a olvidar, enfócate en la tarea elegida.
Por otro lado, tenemos las interrupciones externas, en este caso la solución puede ser tan sencilla como desactivar las notificaciones, ponernos en modo “no molestar” y avisar a las personas relevantes que estaremos “offline” el tiempo para completar nuestra tarea. Puedes profundizar en el tema en el artículo “Gestión saludable del tiempo: espacio para pensar y crecer”
¿Y cómo elijo la tarea a realizar?
Si leíste artículos anteriores y has puesto en práctica las primeras fases del método GTD, tendrás una lista de tareas que pueden completarse en 20-25 minutos, sabrás claramente que hacer para completa cada una y las habrás organizado en carpetas:
- Urgente: tareas que tienes que hacer tú, te llevan más de 2 minutos y tienes que completar lo antes posible.
- Acciones siguientes: tareas que tienes que hacer tú y te llevan más de 2 minutos.
- En espera: tareas delegadas para revisar.
- Tal vez / algún día: tareas aparcadas para más adelante.
Si aun no lo has hecho te animo a leer el artículo “Organízate sin complicaciones” donde podrás encontrar ideas para llevar a cabo esta organización de tareas.
Parece evidente que deberías comenzar por elegir una tarea de la carpeta “Urgente” y olvidarte del mundo hasta completarla, pero la realidad es bastante más compleja y puede que no tengas el tiempo que necesitas para completar ninguna de ellas, o que no tengas a mano lo que necesitas para hacerlo, o simplemente no sea la hora más adecuada. Por eso el método GTD propone usar tres criterios para decidir:
- Contexto: no todas las tareas pueden realizarse en cualquier momento o lugar, puedes apuntar junto a la tarea cual es el contexto apropiado: en la oficina, en casa, llamadas telefónicas, en la calle (compras, recados), etc. Cuando llega el momento de actuar, en lugar de revisar toda la lista de tareas, busca las que puedes hacer en tu contexto actual. Esto reduce la fatiga de decisión y te ayuda a enfocarte.
- Tiempo disponible: escoge tareas según el tiempo que tengas, aunque no sean las más prioritarias. Este criterio evita que intentemos hacer cosas que no encajan en nuestra disponibilidad real y las dejemos a medias.
- Energía disponible: opta por tareas que se alineen con tu nivel de energía. Si intentas hacer tareas complejas cuando estás cansado, perderás tiempo y cometerás errores, así que es mejor reservar las tareas complejas para momentos de alta energía. Algunos ejemplos de tareas según la energía que requieren:
- Alta energía: Escritura creativa, resolver problemas complejos, planificación estratégica.
- Energía media: Responder correos, hacer llamadas, redactar informes.
- Baja energía: Archivar, organizar documentos, revisar notas
Protege tu atención: Método Pomodoro
Una vez elegida la tarea a realizar toca ponerse manos a la obra. Y para proteger nuestra atención mientras la completamos podemos aplicar el Método Pomodoro para combatir distracciones y mantener el enfoque.
Este método fue desarrollado por Francesco Cirillo, y divide el trabajo en intervalos de 25 minutos (llamados «pomodoros»), seguidos de descansos cortos de 5 minutos. ¡Qué suerte que nuestra lista de tareas ya está compuesta por acciones de entre 20 y 25 minutos!
Cómo Aplicarlo
- Elige una tarea específica ¡lo tenemos!
- Ajusta un temporizador a 25 minutos.
- Trabaja exclusivamente en esa tarea hasta que suene el temporizador.
- Toma un descanso de 5 minutos.
- Después de cuatro pomodoros, disfruta de un descanso más largo (15-30 minutos).
Recuerda, que, si crees que una tarea requiere de más tiempo, divídela antes de empezar en subtareas manejables que puedas completar dentro de uno “Pomodoro”.
En internet puedes encontrar múltiples opciones que te ayudarán a usar este método, desde webs especializadas (como por ejemplo https://pomodorotimer.online/es/) a vídeos de YouTube con ruido blanco o música de fondo. Tanto Windows (pulsando en el reloj) como Mac (en el centro de control) disponen de modo “concentración” o “focus” que desactivan las notificaciones no urgentes durante un tiempo a elegir.
Interrupciones y cambios de planes
Como hemos visto es esencial protegernos de las interrupciones, tanto internas como externas, con un buen método que libere nuestra mente y configurando nuestro entorno para eliminarlas en la medida de lo posible. A pesar de todo, en la vida real, las interrupciones son inevitables y debemos aprender a gestionarlas para recuperar nuestro foco en la tarea que estamos haciendo en el menor tiempo posible:
- Si la interrupción toma menos de dos minutos (o el tiempo que tu estimes que no rompe totalmente tú concentración), resuélvela en el momento.
- Si requiere más tiempo, anótala en la lista de próximas acciones o planifícala para más tarde.
- Si es una nueva prioridad urgente, reorganiza tus tareas para poder atenderla.
Conclusión
Para realizar una gestión saludable del tiempo es importante que elimines el estrés que generan: decidir constantemente qué hacer y la falta de foco y concentración.
Aplicar sistemas como GTD, para capturar, clarificar, organizar y elegir las tareas, adoptar hábitos como concentrarse en una sola tarea usando el método Pomodoro y gestionar interrupciones estratégicamente, pueden transformar tu forma de trabajar. Recuerda que no se trata de hacer más cosas, sino de hacer mejor y con menos estrés las que te acercan a tus objetivos.
Ahora que sabes cómo hacerlo, es el momento de empezar a disfrutar de una concentración más profunda al realizar tus tareas.
Y si flaqueas, recuerda qué te motivó a aplicar las técnicas de gestión saludable del tiempo ¡Toma acción y disfruta del camino!
